Nya lagreglerna 2016

Flera ändringar i bostadsrättslagen (BRL) trädde i kraft den 1 juli 2016. Kallelser och andra handlingar kunde därmed skickas elektroniskt till medlemmarna, till exempel via dator och SMS, samtidigt som det blev lättare att ha icke medlemmar i styrelsen, alltså anlita styrelseproffs.  Förutsättningen för att kunna tillämpa nyheterna är i de flesta fall att stadgarna ändras.

Förutsättningen för elektronisk information är att medlemmarna har godkänt förfarandet på en stämma, och att föreningen i sin tur frågar mottagaren om han eller hon accepterar att ta emot meddelanden på det sättet.  Den som samtyckt kan när som helst ta tillbaka godkännandet och återgå till att få informationen på papper.

Ett antal nyheter kom också beträffande den obligatoriska medlems-förteckningen, som ska upprättas så snart bostadsrättsföreningen bildas. Bland annat ska tidpunkt för medlems inträde respektive utträde föras in.  Anmälda ändringar ska antecknas utan dröjsmål, dvs omgående. Medlemsförteckningen ska fortfarande vara öppen för alla som vill se den, och ska finnas tillgänglig med aktuell utskrift hos föreningen om den förs elektroniskt. Vid övergång från manuell till elektronisk registrering ska den gamla förteckningen sparas i minst sju år innan den får förstöras.   Ingen särskild avgift får tas ut av den som begär en utskrift ur medlemsregistret. Det är dessutom straffbart att vägra lämna ut begärda uppgifter.

Om föreningen utfärdar någon form av medlemsbevis får inte någon extra avgift tas ut för det.

Revisorernas ansvar för att se till att medlemsföreteckningen sköts på rätt sätt förtydligas.  Och om en förening upplöses, ska medlemsförteckningen även här bevaras i minst sju år innan den får förstöras.

Ett uttryckligt förbud för styrelsen, eller enskilda ledamöter, att själv utse nya styrelseledamöter infördes samtidigt.  I en bostadsrättsförening är det stämman som utser styrelseledamöter, men stadgarna kan föreskriva att en eller flera ledamöter får väljas på annat sätt. Med de nya reglerna blev det klarlagt att styrelsen eller enskild ledamot, till exempel ordföranden, inte har rätt att själv utse nya styrelseledamöter, exempelvis om någon flyttar och man blir för få för att kunna fatta beslut. Då måste en extra stämma kallas in för val av efterträdare. Samma sak gäller för suppleanter. Man kan skjuta fram valet till den ordinarie stämman, så länge styrelsen är beslutsför under tiden fram till dess.

Samtidigt mjukades möjligheten att välja utomstående ledamöter till styrelsen upp. Inga särskilda skäl krävs längre för det, utom att stadgarna ska medge det. Det blev alltså lättare att ta hjälp av "proffs" i styrelsearbetet. Företrädare för juridiska personer som är medlemmar i föreningen har som tidigare alltid rätt att sitta med i styrelsen, utan att särskilda bestämmelser i stadgarna om det är nödvändigt.

Beträffande medlemmarnas rättigheter i föreningen, blev det klart att en enskild medlem alltid har rätt att närvara vid stämmor och möten, alltid har rätt att yttra sig och alltid har rösträtt.

Undantag görs när någon t.ex. har uteslutits ur föreningen. En utesluten medlem har inte heller rätt att lämna in förslag eller motioner, även om han eller hon ännu inte avgått ur föreningen. Föreningen har också möjlighet att göra undantag i stadgarna när en medlem har sagt upp sitt medlemskap. Då går rätten att delta på föreningens möten också förlorad. Och om en medlem inte betalt sin insats eller avgift, kan rösträtten på stämma också vara förverkad, så länge föreningen skrivit in den regeln i stadgarna.

Det blev också vissa ändringar beträffande kallelse till stämma.  Kallelse till ordinarie stämma ska i fortsättningen ske tidigast 6 och senast 4 veckor innan stämman, medan samma tidsfrist blir 6 respektive 2 veckor vid extra stämma.  Om frågan på en extra stämma gäller stadgeändring, likvidation eller fusion gäller dock samma tidsfrist som vid en ordinarie stämma. 
Alla beslutspunkter ska finnas med i kallelsen, vilket förtydligas i de nya reglerna. En bostadsrättsförening kan alltså inte kalla till möte och t.ex. i kallelsen ange sista dag när motioner ska vara inlämnade, vilket en del föreningar felaktigt gör.

Alla motioner och förslag från såväl styrelse som medlemmar ska finnas med i kallelsen för att mötet ska kunna rösta i frågan, dvs allt måste vara känt för mötesdeltagarna i förväg. Motioner kan också bara tas upp på ordinarie stämma, inte på extra stämma, vilket även här en del föreningar gör felaktigt. På den extra stämman får bara den eller de frågor som den extra stämman gäller diskuteras och beslutas.

Det är bara medlemmar som har rätt att vara med på möten i en bostadsrättsförening – inga andra! Enligt hittillsvarande praxis är det dock möjligt för utomstående att närvara, om samtliga närvarande röstberättigade på stämman godkänner detta. Den möjligheten skrivs nu in i lagen. I och med de nya reglerna blev det möjligt att ändra stadgarna så att utomstående får rätt att närvara på föreningens stämmor om man så vill, dvs utan att stämman måste godkänna det vid varje enskilt tillfälle. Det går också att skriva in i stadgarna att medlemmarna har rätt att ha med utomstående biträde vid stämman, om man så vill.

De nya reglerna klargör också att det alltid är styrelsens ordförande som öppnar själva stämman, om inget annat sägs i stadgarna. Om den som ska leda själva mötet - alltså vara stämmoordförande- sedan ska väljas genom omröstning, är det också den som öppnat stämman som ska se till att röstlängd upprättas.

En annan nyhet beträffande stämman, är att om styrelsen anser att en begärd upplysning inte kan lämnas utan nackdel för föreningen, ska den som ställt frågan omedelbart upplysas om detta. Om frågeställarens så begär, ska därefter revisorerna få frågan inom två veckor, och dessa i sin tur avge sitt yttrande till styrelsen för behandling inom ytterligare två veckor.

Det är dessutom viktigt att känna till att en styrelse kan dömas till böter, dels om en bostadsrätt på något sätt har upplåtits felaktigt, dels om medlemsföreteckningen visar sig ha innehållit felaktiga uppgifter.  Fristen för att kunna väcka talan mot styrelseledamot eller revisor förlängs i de nya reglerna till fem år, från tidigare tre, och räknas i båda fallen från utgången av det räkenskapsår då beslutet eller åtgärden som ligger till grund för talan fattades.